Tekoäly on tullut jäädäkseen, joten meidän kaikkien on löydettävä tapoja hyödyntää sitä tehokkaasti omassa työssämme. Tekoäly on aidosti yksi niistä harvoista suurista tuottavuusloikista, mitä viime aikoina on syntynyt, joten sen hyödyntämiseen kannattaa panostaa. Kuten kaikista uusista asioista, siitä on paljon "hypetys"-henkisiä kirjoituksia. Hyödyt saadaan kuitenkin arkipäivän käytännöllisellä lähestymistavalla – ymmärtämällä, miten sitä voi aidosti käyttää hyödyllisellä tavalla, huomioiden nykyisten ratkaisujen rajoitteet.
Tekoälyn hyödyntämisen voi jakaa karkeasti kahteen kategoriaan. Tekoälyä voi hyödyntää merkittäviin systeemisiin muutoksiin (esimerkiksi prosessien uudelleensuunnittelu tai kokonaan uudet liiketoimintamallit) tai oman työn tehostamiseen ja parantamiseen (esimerkiksi ChatGPT:n
käyttö työn arjessa). Tässä artikkelissa keskitytään jälkimmäiseen. Tarkoituksena on jakaa parhaita käytäntöjä tekoälyn hyödyntämisestä asiantuntijan työssä, joita me kaikki voimme hyödyntää jo tällä hetkellä.
Artikkelin kokemukset perustuvat vahvasti ChatGPT:n hyödyntämiseen versioissa 3.5–4.o. Käsiteltävät asiat pätevät myös muihin vastaaviin tekoälytuotteisiin. Artikkeli koostuu kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa käsitellään tekoälyn hyödyntämisen periaatteita asiantuntijatyössä (miten tekoälyä käytetään tehokkaasti ja turvallisesti). Toisessa osassa käydään läpi käyttötapauksia, joissa tekoäly on erityisen hyödyllinen asiantuntijatyössä.
Tekoälyn tehokkaan hyödyntämisen periaatteet
Tee tekoälyn käytöstä osa päivittäistä arkea
Opimme hyviksi niissä asioissa, joita teemme toistuvasti. Oppiminen tekoälyn tehokkaaksi hyödyntäjäksi vaatii toistuvaa harjoittelua. Parhaiten tämä onnistuu, kun tekoälystä tulee kiinteä osa työpäivääsi, aivan kuten kalenterin käytöstä.
Opettele rutiineja, joissa on selkeä laukaisin ("trigger"), joka käynnistää tekoälyn käytön:
En tiedä tästä asiasta tarpeeksi.
Mitäköhän tälle asialle pitäisi tehdä?
Tarkistan tekstin sujuvuuden ennen tärkeän sähköpostin lähettämistä.
On aika kirjoittaa viikkokirje sidosryhmille (kalenterimerkintä).
Kun käytät tekoälyä työssäsi päivittäin, se parantaa ja tehostaa työntekoasi. Opit myös taitavaksi sen käytössä. Jos käytät sitä harvoin, et saa vastaavia hyötyjä etkä ole yhtä hyvä sen käyttämisessä.
Syötteen laatu ratkaisee tuloksen laadun
"Roskaa sisään, roskaa ulos." Tämä ohjelmointisanonta pätee myös tekoälyn hyödyntämiseen. Jos panostat syötteen laatuun, saat laadukkaita vastauksia tekoälyltä. Jos taas annat tehtävänannon yhdellä lauseella, on epätodennäköisempää, että saat hyvää sisältöä takaisin – ainakaan sellaista, mikä sopii juuri sinun tilanteeseesi.
Ajattele tekoälyä osaavana työkaverina. Jos kerrot sille tilanteesi ja mitä tarvitset, voit saada juuri sellaista apua kuin tarvitset. Jos taas tarpeesi on epämääräinen, on epätodennäköistä, että saat oikeanlaista apua.
Käytä tekoälyä vuorovaikutteisesti
Nykyiset tekoälyt eivät ole parhaimmillaan, kun annat niille laajan tehtävän ja pyydät tekemään sen kokonaan. Usein tällainen lähestymistapa tuottaa pettymyksen. Ne toimivat paremmin tiiviissä vuorovaikutuksessa. Anna rajattuja tehtävänantoja, anna palautetta tuloksista ja hyödynnä tuotoksia seuraavissa vaiheissa.
Jos tavoitteena on esimerkiksi projektisuunnitelman ensimmäinen versio, älä pyydä tekoälyä tekemään sitä kerralla. Pyydä sitä ensin tekemään sisällysluettelo ja anna palautetta. Kun olet tyytyväinen, pyydä tekoälyä kirjoittamaan osiot yksi kerrallaan ja anna palautetta jokaisesta osiosta. Näin pääset laadukkaampaan tulokseen.
Mukauta tekoälyä tilanteeseesi
Haluat varmasti, että tekoäly tuottaa tuloksia, jotka sopivat juuri sinun tilanteeseesi. Tämä onnistuu mukauttamalla tekoälyn toimintaa. Esimerkiksi ChatGPT:lle
voit antaa mukautettuja ohjeita, jotka toimivat keskustelujen taustatietoina:
Mitä haluat ChatGP:n tietävän sinusta?
Miten haluat sen vastaavan?
Jos käytät hetken näiden tietojen syöttämiseen, vastaukset ovat sinulle sopivampia.
Voit myös antaa liitetiedostoja taustatietojen tueksi. Jos haluat esimerkiksi, että ChatGPT tuottaa Kokonaisketterän mallin mukaisia arvopaketteja, voit syöttää aiheeseen liittyvää koulutusmateriaalia ja tekoäly voi sen jälkeen tuottaa kelvollisia arvopakettien luonnoksia.
Hyödynnä erilaisia syötteitä ja tuotoksia
Tekoäly pystyy ottamaan vastaan syötteitä monella tavalla. Tekstin lisäksi voit antaa syötteeksi esimerkiksi kuvia tai dokumentteja. Myös ääni ja videot toimivat. Tämä avaa paljon mahdollisuuksia, kuten muistiinpanojen digitoinnin tai kuvakaappausten hyödyntämisen.
Vaikka tekstipohjainen käyttöliittymä on hyvä, opettele käyttämään myös muita formaatteja. Se tekee sinusta tehokkaamman tekoälyn käyttäjän.
Huomioi tietosuoja – käytä anonymisoitua tietoa
Muista huomioida tietosuoja. Yksinkertainen sääntö auttaa välttämään sudenkuopat: ajattele, että pyydät mentoriltasi neuvoja asiasta, josta olet tehnyt vaitiolositoumuksen. Mikään ei estä sinua käsittelemästä asiaa yleisellä tasolla ja pyytämästä neuvoja. Voit myös pyytää luonnoksia dokumenteista vaarantamatta vaitiolositoumustasi.
Sen sijaan et voi jakaa esimerkiksi nimiä tai muita luottamuksellisia tietoja. Muista tämä ohjenuora, niin voit huolettomasti käyttää ChatGPT:tä työsi tehostamiseen.
Käyttöskenaariot
Nyt kun tehokkaan hyödyntämisen periaatteet ovat tuttuja, on aika tarkastella, millaisissa käyttöskenaarioissa tekoälyä voidaan tehokkaasti hyödyntää. Tämä lista ei ole kattava, vaan siihen on koottu esimerkkejä, joista on hyvä aloittaa. Kannattaa ajatella listaa hyvänä aloituspisteenä, mutta älä anna sen rajoittaa mielikuvitustasi.
Taustatiedon hankkiminen
Asiantuntijatyössä tulee usein tilanteita, joissa on hyvä ottaa selvää asioista ennen esimerkiksi tapaamista. Keskusteluista tulee paljon laadukkaampia ja tuottavampia, jos aiheesta on tehty riittävästi taustatyötä.
Tämä on yksi niistä alueista, joissa tekoäly voi auttaa. Kerro aihe ja pyydä tekoälyltä tiivistelmä siitä. Esitä lisää kysymyksiä johdannon ja tarpeesi perusteella. 5–10 minuutin taustatiedon hankinta voi muuttaa keskustelun luonteen täysin ja tehdä sinusta paremman työssäsi. Esimerkiksi konsultin työssä asiakkaan liiketoimintaan perehtyminen tällä tavalla säästää paljon aikaa ja auttaa sinua tuottamaan nopeasti lisäarvoa.
Taustatietoa voi myös kysyä palaverin aikana. Jos törmäätte keskustelussa asiaan, josta ei ole tarpeeksi tietoa, kokeilkaa kysyä ChatGPT:tä.
Opiskelu
Jatkuva uusien asioiden opiskelu on välttämättömyys asiantuntijatyössä, ja ChatGPT on erinomainen työkalu tähän. Kun haluat oppia jotain uutta, hyvä paikka aloittaa on pyytää tekoälyä tekemään tiivistelmä ja ehdotus siitä, miten aihetta kannattaa opiskella.
ChatGPT pystyy asteittain syventämään käsiteltävää aihetta, ja voit aina tarvittaessa pyytää selvennyksiä ja esimerkkejä.
Oppimiseen liittyy vahvasti myös tekeminen. Tekoäly voi auttaa tässäkin. Pyydä siltä tehtäviä, jotka voit tehdä, ja anna ne sitten takaisin syötteenä. Näin saat palautetta siitä, miten olet omaksunut asian, ja vinkkejä siitä, mihin kannattaa perehtyä lisää. ChatGPT on erinomainen opettaja, jonka kanssa voit käydä tiivistä vuorovaikutusta opiskellessasi uusia asioita.
Ideointi
Meistä jokainen tarvitsee välillä uusia ideoita, ja tekoäly voi avustaa tässä tehokkaasti. Kirjoita vain kuvaus tilanteestasi ja pyydä ideoita. Hyvä käytäntö on pyytää ensin lista ideoista: “Luo 10 ideaa aiheesta X”. Tarvittaessa voit pyytää uusia ideoita paremmalla kuvauksella, jos ensimmäiset eivät olleet osuvia. Tämän jälkeen voit pyytää lupaavimmista ideoista tarkemmat kuvaukset. Esimerkiksi voit pyytää kuvaamaan ideat 1, 4 ja 5 taulukkomuodossa, jossa jokaisesta ideasta kuvataan “mitä, miksi ja miten”.
Ideoinnissa on tärkeää muistaa kaksi periaatetta: 1) syötteen laatu ratkaisee tuotoksen laadun, ja 2) jalosta ideoita tiiviissä vuorovaikutuksessa tekoälyn kanssa. Kirjoita siis tarkka kuvaus siitä, mistä tarvitset ideoita, ja työstä ideoita tekoälyn kanssa yhdessä.
Tekstin luominen ja parantaminen
Tekstin luominen on yksi niistä tehtävistä, joissa tekoäly on parhaimmillaan. Anna aihe ja riittävästi taustatietoa. Lisää omat ajatuksesi ja pyydä tekoälyä tekemään luonnos. Tämä on hyvä tapa saada ensimmäinen versio valmiiksi jostakin aiheesta. Lähestymistapa toimii parhaiten suhteellisen lyhyille teksteille.
Pidemmissä teksteissä kannattaa aloittaa sisällysluettelosta. Voit joko tehdä sen itse tai pyytää tekoälyä luomaan sen pohjaideoidesi perusteella. Sisällysluetteloa kannattaa hioa, kunnes olet siihen tyytyväinen. Sen jälkeen sisältö kannattaa kirjoittaa osio kerrallaan ja antaa palautetta kustakin osiosta, kunnes olet tyytyväinen.
Muista antaa tekoälylle ohjeet kirjoitustyylin suhteen. Kirjoitatko vakavaa asiantuntijatekstiä vai kevyempää materiaalia, jossa voi olla mukana huumoria? Tekoäly on myös hyvä tekstin parantamisessa. Yksinkertaisimmillaan se voi korjata kirjoitusvirheet, ja laajimmillaan se voi kirjoittaa tekstisi uudelleen antamasi ohjeistuksen mukaisesti.
Tiivistäminen ja yhteenvedot
Asiantuntijatyössä ollaan usein tilanteessa, jossa on paljon lähdemateriaalia – jopa satoja tai tuhansia sivuja. Tekoäly voi olla tässä avuksi. Anna sille lähdemateriaalisi ja pyydä tekemään tiivistelmä. Voit myös pyytää jokaisesta dokumentista oman tiivistelmän ja sitten vertailun eri dokumenttien tiivistelmistä. Tämä ei tietenkään korvaa taustamateriaalin lukemista kokonaan, mutta auttaa sinua pääsemään nopeasti sisälle aiheeseen.
Toinen tapa hyödyntää tekoälyn kykyä tiivistää asioita on työpajojen yhteenvedot. Jos työpajassa on esimerkiksi tuotettu 8 eri versiota nykytilan kuvauksesta, voit pyytää ChatGPT:ä tekemään niistä yhteenvedon (yhteiset asiat ja erot eri tiimien välillä).
Jos kirjoitat paljon, voit pyytää tekoälyä myös tiivistämään omia tuotoksiasi.
Vaihtoehtojen vertailu
Vaihtoehtojen vertailu on usein toistuva tehtävä asiantuntijatyössä. Tekoäly on hyvä tuottamaan näistä ensimmäisiä versioita, joita toki täytyy täydentää ihmisten toimesta. Esimerkiksi uuden CMS-järjestelmän valinnassa voit pyytää tekoälyä tuottamaan ensin listan viidestä vaihtoehdosta ja sitten tekemään vertailun niiden välillä. Vertailun voi tehdä monella tavalla. Voit esimerkiksi pyytää perinteistä plussat ja miinukset -vertailua, mutta paremman tuloksen saat usein määrittelemällä kriteerit, joiden avulla pyydät tekoälyä tekemään vertailun (esim. käytettävyys, tietoturva, hinta).
Parhaimmillaan ChatGPT on asioiden vertailussa, joista löytyy runsaasti tietoa verkosta. Sitä voi toki hyödyntää myös muiden asioiden vertailussa, mutta silloin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota tulosten tarkastamiseen ja jatkotyöstämiseen.
Suunnittelu
Suunnittelu on iso osa asiantuntijatyön arkea. Kokeile hyödyntää tekoälyä erityisesti ensimmäisten versioiden tekemisessä. Varaudu siihen, että hienosäätö pitää tehdä itse, mutta jo ensimmäisen version saaminen voi olla suuri apu.
Anna riittävästi taustatietoa ja pyydä tekoälyä tekemään suunnitelman yhteenveto. Usein kannattaa pyytää kolme eri versiota. Anna näistä palautetta ja pyydä tekoälyä tuottamaan tämän jälkeen täydennetty versio suunnitelmasta. Laajemmissa suunnitelmissa tämä kannattaa tehdä osio kerrallaan ja antaa palautetta jokaisesta vaiheesta.
Suunnittelussa on tärkeää päästä nopeasti luonnosversioon, jota voidaan parantaa yhdessä sidosryhmien kanssa. Tässä tekoälyt voivat olla erittäin hyödyllisiä.
Agendat ja Templaatit
Hyvin mietitty agenda palaveriin ja työpajaan tekee kohtaamisesta tuottavamman. Niiden laatiminen ei kuitenkaan ole aina helppoa. Kokeile seuraavaksi ChatGPT:n apua. Kerro sille lyhyesti palaverin tavoite ja minkä tyyppistä keskustelua haluat. Tämän pohjalta saat hyvän ehdotuksen, jota voi tarvittaessa jalostaa joko omin voimin tai yhdessä ChatGPT:n kanssa.
ChatGPT pystyy agendojen lisäksi tekemään hyviä fasilitointisuunnitelmia työpajoihin. Kerro, mitä haluat tapaamisesta saavuttaa, ja pyydä sitä suunnittelemaan fasilitointimalli. Kannattaa myös antaa rajoitteet, kuten käytettävissä oleva aika ja onko kyseessä fyysinen vai virtuaalinen tapaaminen.
Tekoäly on myös hyvä suunnittelemaan juuri sinun tarpeisiisi sopivia templaatteja. Kerro tarve ja pyydä sitä tekemään ehdotus templaatista. Jos olet esimerkiksi tekemässä viestintäsuunnitelmaa julkisen sektorin hankkeeseen, voit pyytää siihen sopivan mallipohjan.
Office-tiedostojen luominen ja muokkaaminen
Excel-tiedostojen tekeminen ja tietojen muokkaaminen formaatista toiseen on usein toistuva työtehtävä. Ota ChatGPT avuksi. Voit aloittaa esimerkiksi pyytämällä sitä tekemään haluamasi Excel-templaatin ja pyytää sen jälkeen syöttämään taulukkoon tiedot eri lähteistä, kuten muista taulukoista tai valokuvista.
ChatGPT on myös hyvä edistyneissä Excel-automaatiotehtävissä. Jos tarvitset tiedon muuntamista toiseen muotoon tai uuden laskentamallin tekemistä, kannattaa hyödyntää tekoälyn tarjoamia mahdollisuuksia. Säästetty aika voi olla merkittävä.
ChatGPT:n avulla kuka tahansa voi olla edistynyt Excelin käyttäjä.
Visualisointi
Kuvat tekevät asioista helpommin ymmärrettäviä, joten niitä kannattaa hyödyntää omassa työssä. ChatGPT:n avulla voit luoda helposti räätälöityjä kuvia esityksiin. Kerro, millaisen kuvan haluat ja millä tyylillä. Kuvista tulee parempia, jos kerrot tarkkaan, mitä haluat, etkä kuvaile tarvetta liian yleisesti. Myös tyylin kertominen parantaa kuvien laatua merkittävästi. Esimerkiksi: "Tee mustavalkoinen kuva ihmisestä, joka työskentelee tietokoneella, ja toinen työntekijä pitää meteliä vieressä." ChatGPT ei pysty lisäämään luotettavasti tekstiä kuviin, joten kuvat kannattaa pyytää ilman tekstiä.
Voit myös pyytää ChatGPT:tä tekemään kaaviokuvia. Se onnistuu parhaiten, kun pyydät kuvia "Mermaid"-kielellä. Se on yksinkertainen koodikieli kaavioiden luomiseen, ja voit muuttaa koodin kuvaksi mermaid.js.org-sivustolla. Sivustolta voit myös hakea inspiraatiota kaavioista, jotka ovat mahdollisia.
Valmennus
Henkilökohtainen valmentaja, joka auttaa meitä onnistumaan, olisi tarpeen. ChatGPT ei tietenkään korvaa täysin ihmisiä tässä työssä, mutta se tarjoaa erinomaista tukea.
Voit pyytää ChatGPT:tä toimimaan valmentajanasi. Kerro sille, millaisen valmentajan haluat: sellaisen, joka haastaa ajatteluasi, vai haluatko myös ideoita. Luo keskustelu ChatGPT:ssä, joka on pyhitetty valmennuskeskustelulle. Tämä on helppo tapa estää itseään jämähtämästä vanhoihin tapoihin ja hakea uusia näkökulmia työntekoon.
Arkiaskareiden tehostaminen
Yllättävän iso osa työajasta menee yksinkertaisten askareiden hoitamiseen. Esimerkiksi vapaan palaveriajan löytäminen voi olla yksi tällainen tehtävä. Voit hyödyntää ChatGPT:tä antamalla sille kuvakaappauksen kalenteristasi ja pyytämällä sitä ehdottamaan palaveriaikoja sähköpostilla.
Kuvakaappausten ja ChatGPT:n avulla voit puoliautomatisoida monimutkaisiakin tehtäviä. Esimerkiksi voit ottaa kuvakaappauksia kolmesta eri kalenterista ja pyytää tekoälyä löytämään yhteiset vapaat ajat. Vaikka tehtävät voivat monimutkaistua, ja virheiden mahdollisuus kasvaa, kannattaa kokeilla, mitä kaikkea arjen tehtäviä voit puoliautomatisoida tekoälyn avulla.
Comments