Strateginen 360-päätöksenteko

Tärkeät päätökset pitää valmistella hyvin. Joskus näin ei tehdä ja seuraukset ovat harvoja poikkeuksia lukuun ottamatta huonoja. Useimmiten päätösten valmisteluun kuitenkin panostetaan. Joskus tehdään laajoja selvityksiä, jotka tuottavat kilometrikaupalla dokumentteja. Välillä tehdään +/- tiivistelmiä. Välillä arvioidaan vaikutuksia muuttujien, kuten kustannukset ja tuotot,

näkökulmista. Näille kaikille on paikkansa, mutta on myös paljon tilanteita, joissa ne eivät tue laadukasta päätöksentekoa, joko sen vuoksi, että ne eivät huomioi kaikkia näkökulmia, tai koska ne ovat liian monimutkaisia.  

Tämän vuoksi haluamme esitellä uuden 360-päätöksentekomallin erityisesti tilanteisiin, joissa päätös koskee monia eri sidosryhmiä. Se auttaa ymmärtämään sidosryhmien näkökulmat ja tekemään kokonaisuuden kannalta parhaan päätöksen. 

Päätöksiä, jotka soveltuvat erityisen hyvin 360-päätöksentekoon: 

• Organisaation rakenteelliset muutokset (uudelleen järjestelyt, jne.) 

• Merkittävät toimintamallimuutokset 

• Suuret investointipäätökset

• Strategian muutos tai päivitys 

• Kustannussäästöjen kohdentaminen 

• Isojen hankkeiden avainpäätökset 

• Poliittinen päätöksenteko 

360-päätöksentekomalli tarjoaa käytännöllisen tavan analysoida ja visualisoida päätösten vaikutukset kaikkien eri sidosryhmien näkökulmasta. Kun vaikutukset eri sidosryhmille saadaan selkeästi ymmärrettäväksi, niin voidaan valita kokonaisuuden kannalta paras vaihtoehto. Se on myös työkaluja vaihtoehtojen parantamiseen. Kun haasteet jonkin sidosryhmän näkökulmasta tunnistetaan, voidaan kysyä miten niitä voidaan ratkaista.

Tiivistelmä 360-päätöksentekomallista: 

1. Kuvaa päätettävä asia ja tunnista vaihtoehdot 

2. Tunnista sidosryhmät 

3. Analysoi päätöksenteon vaikutukset sidosryhmiin 

   • Lyhyt ja pitkä aikaväli

   • Tunnista ja priorisoi vaikutukset 

   • Tee kokonaisarvio vaikutuksista sidosryhmälle (-3 - +3) sekä lyhyellä, että pitkällä aikavälillä 

4. Mieti, miten vaihtoehtoja voitaisiin parantaa

5. Valitse kokonaisuuden kannalta paras 

6. Viesti päätös, perustelut ja prosessi sen tekemiseksi 

Malli auttaa tekemään parempia päätöksiä ja on yllättävän helppo soveltaa käytäntöön. Malli on suunniteltu niin, että se auttaa tunnistamaan eri sidosryhmien näkökulmat ja tekemään päätöksen kokonaisvaltaisesti. Mallin taustalla on WIN-WIN-WIN filosofia missä mahdollisuuksien mukaan pyritään päätöksiin, joissa kaikki voittavat. 

Tarkempi kuvaus 360-päätöksentekomallista 

Tässä osiossa käydään hieman tarkemmin läpi 360-päätöksentekomallin vaiheita. Tarkoituksen on antaa riittävän yksityiskohtainen kuvaus mallista, jotta pysyt soveltamaan sitä. 

Kuvaa päätettävä asia ja tunnista vaihtoehdot 

Ensimmäinen askel hyvään päätöksentekoon on kirkastaa, mistä päätetään ja miksi siitä päätetään nyt. Tämän jälkeen tunnistetaan, mitä vaihtoehtoja on. Hyvä päätöksenteon käytäntö on kuvata yhdeksi vaihtoehdoksi se, että ei tehdä päätöstä. Tätä kutsutaan usein vaihtoehto 0:ksi. 

Helppo peruskaava on: 

• Päätöksenteon otsikko

• Päätöksen tausta 

• Tarkempi kuvaus päätettävästä asiasta 

• Miksi päätös pitää tehdä nyt 

• Vaihtoehdot 

Joskus asian ei tarvitse olla edes näin monimutkaista, vaan päätöksenteon kohde voidaan kuvata riittävän selkeästi yhdellä lauseella. 

Tunnista sidosryhmät 

Seuraavana vuorossa on sidosryhmien tunnistaminen. Ilmeiset sidosryhmät löytyvät usein kysymyksellä, keneen tämä päätös vaikuttaa. Usein tämä riittää sidosryhmien tunnistamiseen. 

Jos sidosryhmiä löytyy kysymyksen avulla liiankin monta, niin kannattaa esittää rajaavampi kysymys: “keneen tämä päätös vaikuttaa merkittävästi?”. Liian monen sidosryhmän ottaminen mukaan päätöksentekoon voi johtaa siihen, että on vaikea nähdä metsää puilta. 

On hyvä muistaa, että päätöksentekoon liittyy usein sellaisia sidosryhmiä, jotka eivät ole ilmeisiä, mutta joihin päätöksellä voi olla suurikin vaikutus. Esimerkiksi ympäristö, tai alue (esim. kunta) voivat olla tällaisia sidosryhmiä. 

Analysoi vaihtoehtojen vaikutukset sidosryhmiin 

Vaihtoehtojen vaikutusten analysointi tehdään kahdesta eri aikanäkökulmasta (joskus näitä voi olla enemmänkin): 

• Lyhyt aikaväli (välittömät vaikutukset) 

• Pitkä aikaväli (vaikutukset jotka ilmenevät myöhemmin. Mahdollisesti jopa vuosien päästä)

Vaikutusten tunnistaminen aloitetaan listaamalla vaikutuksia. Vaikutukset voivat olla tämän sidosryhmän näkökulmasta: 1) positiivisia, 2) neutraaleja, 3) negatiivisia. 

Kun vaikutukset on tunnistettu, niin niitä on hyvä arvottaa, jotta tunnistetaan sidosryhmän kannalta olennaiset vaikutukset, jotta metsä ei huku puilta. 

Tämän jälkeen arvioidaan kokonaisvaikutus asteikolla 3+ - -3. Tämä tehdään erikseen lyhyelle ja pitkälle aikavälille. 

Prosessi toistetaan kaikille sidosryhmille. 

Vaihtoehtojen parantaminen 

Nyt on ymmärretään eri vaihtoehtojen vaikutus sidosryhmien näkökulmasta, on hyvä kysyä, miten vaihtoehtoa voitaisiin parantaa niin, että hyvät vaikutukset vahvistuisivat ja negatiiviset vaikutukset pienenisivät, tai jopa muuttuisivat positiivisiksi. 

Hyvä tapa tehdä tämä on aloittaa rohkeasti ideoinnilla. Listata nopeasti erilaisia ajatuksia, joilla tätä vaihtoehtoa voitaisiin parantaa. Kun ideoita on listattu, niin ne kannattaa ryhmitellä nelikenttään: 

• Toinen akseli vaikutus vaihtoehdon parantamiseen 

• Toinen akseli on idean kustannukset 

Vasempaan ylänurkkaan siis päättyvät ne ideat, joilla on merkittävä parantava vaikutus vaihtoehtoon, mutta pienet kustannukset. 

Tämän jälkeen päätetään, mitkä ideoista valitaan ja tämän jälkeen muokataan vaihtoehtoa ja sen vaikutuksia sidosryhmille. 

Päätöksenteko ja viestintä 

Seuraavana vuorossa on päätöksenteko. 360-malli tekee päätösten vaikutukset eri sidosryhmille näkyviksi. Joskus päätöksenteko on helppoa tässä vaiheessa. Joku vaihtoehto on selkeästi parempi kuin muut. Joskus näin ei käy vaan ratkaisu pitää tehdä eri tavalla hyvien/huonojen vaihtoehtojen välillä. Tämä on päätöksenteon luonne. Tällä tavalla tehdyt päätökset ovat kuitenkin keskimäärin parempia verrattuna perinteiseen päätöksentekoon. Vaikutukset ovat näkyvillä ja ymmärrettäviä. Niiden avulla voi tehdä valistuneen päätöksen. Päätöksenteko ei kuitenkaan lopu siihen, että päätös on tehty. Nyt on viestinnän vuoro. Viestinnässä kannattaa päätöksen lisäksi viestiä perustelut ja prosessi, jolla päätös tehtiin. 360-päätösmalli antaa tähän paljon työkaluja. Tämän jälkeen alkaa päätöksen toimeenpano. 

WIN-WIN-WIN-filosofia 

360-päätöksenteon taustalla ja ajatus WIN-WIN-WIN-periaatteesta. Pyritään tekemään päätöksiä, missä kaikki voittavat. WIN-WIN-WIN on toisaalta eettinen periaate, mutta myös käytännöllinen työkalu parempien päätösten tekemiseen. Lähdetään liikkeelle siitä, että ensin ymmärretään vaikutukset sidosryhmille ja sitten voidaan yrittää luoda sellainen vaihtoehto, jossa kaikki voittavat. Tai ainakin sellainen, jossa kukaan ei häviä. Tätä voisi kutsua myös piirakan kasvattamiseksi sen sijaan, että sitä yritetään jakaa. Kuulostaa ehkä hieman idealistiselta hömpältä, mutta tällaisia vaihtoehtoja löytyy yllättävän usein myös oikeassa elämässä. 

Kaikki voittaa -ratkaisuissa on paljon hyviä puolia. Ensimmäinen on toki se, että kaikki voittaa. Tämän lisäksi WIN-WIN-WIN periaatteella suunniteltuja päätöksiä on huomattavan paljon helpompi toteuttaa, koska mikään sidosryhmä ei pyri aktiivisesti jarruttamaan päätöksen toteuttamista. 

Entä jos kaikille ei löydy voittoja? Ensimmäiseksi kannattaa yrittää vielä kerran. Joskus pienellä lisäponnistuksella sellainen vaihtoehto voikin vielä löytyä. Tai ainakin sellainen, missä kaikki voittavat pitkässä juoksussa. Jos tällaista ei löydy, niin ainakin voidaan valita kokonaisuuden kannalta vähiten huono vaihtoehto. Sekin on jo jotain. 

Esimerkki 360-päätöksenteosta

Tarkastellaan seuraavaksi esimerkin avulla miltä 360-päätöksenteko näyttää käytännössä. Esimerkki tarkoituksella hieman yksinkertaistettu, että artikkelin pituus ei räjähdä käsistä. 

Esimerkki: organisaatio X on joutunut tilanteeseen missä kilpailutilanne on kiristynyt ja asiakkailta saatavat hinnat ovat laskeneet kilpailijoiden kohonneiden tuotantomäärien myötä. Jotta organisaation säilyisi kilpailukykyisenä uudessa tilanteessa pohditaan kolmea eri vaihtoehtoa (neljäskin olisi, mutta jätetään sen löytäminen kotitehtäväksi). 

Päätöksenteon sidosryhmät: 

• Asiakkaat

• Siirrettävän yksikön työntekijät 

• Organisaation muut työntekijät 

• Yrityksen omistajat 

• Kunta, missä yksikkö sijaitsee tällä hetkellä  

Vaihtoehto 1 - siirretään tuotanto Puolaan kustannusten vähentämiseksi 

Vaihtoehto 2 - Ei siirretä tuotantoa, mutta automatisoidaan prosessia merkittävästi 

Vaihtoehto 3 - Ei tehdä muutoksia, vaan yritetään ratkaista markkinoinnilla ongelma 

Tekoälyn hyödyntäminen 

Tekoälyä voi ja kannattaa hyödyntää osana 360-analyysia. Hyödyntäminen on kuitenkin eri asia kuin ajattelun ulkoistaminen. AI toimii kyllä apurina, mutta liikaa siihen ei kannata luottaa. Päätöksenteko ja tuotosten jatkojalostaminen pitää hoitaa itse, jotta ne ovat varmasti riittävän hyvällä tasolla. 

Tekoälyä voi erityisesti hyödyntää seuraavissa: 

• Päätöksenteon kohteen kirkastaminen 

• Vaihtoehtojen tunnistaminen 

• Analyysin nauruversio 

• Vaihtoehtojen parantaminen 

Lopuksi vielä valmis AI-prompti!

Seuraavassa vielä esimerkki promptista AI-työkaluun syötettäväksi:

Toimi asiantuntijana, joka soveltaa 360-päätöksentekomallia päätöksenteon vaikutusten arviointiin. Mallin perusajatus on tarkastella päätöksen vaikutuksia eri sidosryhmien näkökulmista sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä, ja löytää WIN–WIN–WIN-ratkaisuja, joissa kaikki mahdollisuuksien mukaan hyötyvät.

TAUSTA MALLISTA (konteksti, joka sinun tulee sisäistää)

• 360-päätöksentekomalli on kokonaisvaltainen menetelmä, joka auttaa ymmärtämään eri sidosryhmien (stakeholders) näkökulmat päätöksissä.

• Päätöksen vaikutukset arvioidaan kahdella aikavälillä:

  • Lyhyt aikaväli: välittömät tai 0–12 kk sisällä näkyvät vaikutukset

  • Pitkä aikaväli: vaikutukset 1–5 vuoden aikajänteellä

• Jokaiselle sidosryhmälle arvioidaan vaikutus asteikolla:

  • +++ erittäin positiivinen

  • ++ positiivinen

  • + lievästi positiivinen

  • = neutraali (voisi merkitä myös +/-)

  • – lievästi negatiivinen

  • –– negatiivinen

  • ––– erittäin negatiivinen

• Tavoitteena on visualisoida ja ymmärtää eri näkökulmat, ei vain taloudelliset vaikutukset, vaan myös sosiaaliset, strategiset ja yhteiskunnalliset.

• Malli perustuu LEAN-ajatteluun ja WIN–WIN–WIN-filosofiaan, jossa pyritään löytämään ratkaisut, joissa kaikki voittavat — tai vähintään kukaan ei häviä merkittävästi.

MITÄ HALUAN SINULTA

1. Pyydä minulta seuraavat tiedot:

   • Päätöksenteon aihe / konteksti

   • Päätöksenteon sidosryhmät (vähintään 3–5)

   • Päätöksenteon vaihtoehdot (esim. Vaihtoehto 1, 2, 3 …)

2. Kun annan nämä, tee jokaisesta vaihtoehdosta oma taulukko seuraavassa muodossa:

Sidosryhmä	Lyhyt aikaväli	Kuvaus (lyhyt aikaväli)	Pitkä aikaväli	Kuvaus (pitkä aikaväli)
[Sidosryhmä 1]	[merkintä +/–]	[lyhyt sanallinen kuvaus]	[merkintä +/–]	[lyhyt sanallinen kuvaus]
...	...	...	...	...

3. Lisää jokaisen taulukon alle lyhyt yhteenveto (3–5 lausetta) päätöksen kokonaisvaikutuksesta.

4. Lopuksi tee yhteenvetotaulukko kaikista vaihtoehdoista, jossa arvioit:

   • Lyhyen aikavälin kokonaisarvion

   • Pitkän aikavälin kokonaisarvion

   • Yleisen yhteenvedon (esim. “taloudellisesti hyvä, mutta sosiaalisesti raskas”)

ESITYSTAPA

• Käytä samaa logiikkaa kuin “Kokonaisketterä – 360-päätöksenteko” -mallin kuvassa:

  • Sidosryhmät riveillä

  • Lyhyt ja pitkä aikaväli sarakkeissa

  • Plussat ja miinukset symboleina

  • Sanalliset tiivistelmät lyhyesti per sidosryhmä ja aikajänne

• Ole ytimekäs, mutta analyyttinen.

• Tee tuloksesta helposti kopioitava ja visuaalisesti selkeä (Markdown-taulukot).

• Käytä lopuksi 2–3 lausetta mallin hengessä: “Tavoitteena WIN–WIN–WIN-päätös, jossa kokonaisuus voittaa.”

ALOITA NÄIN:

Kysy ensin nämä:

1. Mikä on päätöksen aihe?

2. Mitkä ovat vaihtoehdot?

3. Mitkä sidosryhmät päätös koskee?

ESIMERKKIKÄYTTÖ

Aihe: Tuotannon sopeuttaminen kilpailutilanteen kiristyessä Sidosryhmät: Asiakkaat, työntekijät, omistajat, kunta Vaihtoehdot:

1. Siirretään tuotanto Puolaan

2. Automatisoidaan prosessi

3. Pysytään ennallaan ja panostetaan markkinointiin

AI tuottaa 3 taulukkoa, yhteenvedon ja lopuksi tulkinnan WIN–WIN–WIN-näkökulmasta.