“Leikkaa ja luo uutta!” - kaksinapainen ICT-strategia

Yksi CIO:n tärkeimmistä tehtävistä on ICT-strategian luominen ja toteuttaminen. Hän joutuu kuitenkin miettimään strategiaa aika haastavassa ympäristössä. Sidosryhmillä on paljon odotuksia ja usein ne tuntuvat olevan keskenään ristiriitaisia. Tarkat odotukset riippuvat toki organisaatiosta, mutta alla esimerkkejä: 

• ICT-kustannusten pitää laskea  merkittävästi 

• Työntekijöiden käyttökokemuksen pitää olla hyvä 

• ICT-henkilöstön määrää pitää vähentää 

• ICT-henkilöstö on liian kuormittunutta 

• Tekninen velka pitää maksaa pois, mutta ilman rahoitusta 

• Uusien teknologioiden avulla pitää tehostaa organisaation toimintaa 

• Nykyisten palveluiden jatkuvuus ja tietoturva pitää varmistaa 

• Asiakkaille pitää luoda uusia digitaalisia palveluita nopeasti 

• Säätelyn noudattamisen varmistaminen on prioriteetti 

• Strategiassa on korkeita odotuksia ICT:lle, mutta todellisuudessa laitetaan perusteita kuntoon 

• Toimintaa pitää osallistaa suunnitteluun ja päätöksentekoon 

• ICT-kehitys pitää tehdä kuormittamatta toimintaa, koska toiminnan henkilöt ovat kiireisiä 

• Rahalle enemmän vastiketta 

• Nopeammin tuloksia ja uusia palveluita

• ICT-kehitys tukee organisaation uusia strategisia suuntauksia  

Tällaisessa ristiriitaisten odotusten sateessa voi olla haastavaa ymmärtää mihin pitäisi keskittyä. Pitäisikö keskittyä leikkaamiseen ja vähentää kustannuksia? Vai tietoturvan ja perusjärjestelmien kehittämiseen? Vai uusien innovaatiivisten palveluiden rakentamiseen? Vai kaikkeen (mutta millä rahalla)? 

Lopputuloksena syntyy usein strategia, joka pyrkii korjaamaan kaikki ongelmat yhtä aikaa, mutta ilman selkeää priorisointia ja realistista rahoitussuunnitelmaa.Tällainen tuotos muistuttaa enemmän toivelistaa kuin todellista strategiaa. 

Tilanne tuntuu selkeämmältä kun lähestyy sitä kaksinapaisen strategian kautta, jossa järjestelmät ja kyvykkyydet jaetaan kahteen koriin, ja näitä lähestytään strategisesti eri tavalla. 

Perinteiset järjestelmät ja kyvykkyydet 

Perinteisiä järjestelmiä ja kyvykkyyksiä ovat esimerkiksi ERP, asiakkuudenhallinta, työasemat, palvelupyynnöt ja servicedesk. 

Näiden osalta tavoitteena on leikata kustannuksia, tehostaa toimintaa ja varmistaa jatkuvuus kustannustehokkaasti. Leikkaukset kustannuksissa mahdollistavat investoinnit uusille alueille. 

Uudet järjestelmät ja kyvykkyydet  

Uusia järjestelmiä ja kyvykkyyksiä ovat esimerkiksi: tekoälyn hyödyntäminen, seuraavan sukupolven digipalvelut, tiedolla johtaminen ja prosessien “hyperautomaatio”. 

Näiden osalta tavoitteena on nopeiden kokeilujen avulla edetä pisteeseen, jossa löydetään käytännön ratkaisuja organisaation toiminnan uudistamiseen ja vastataan asetettuihin odotuksiin. 

Kaksinapainen ICT-strategia 

Tässä osiossa uppoudumme tarkemmin siihen mistä kaksinapaisessa ICT-strategiassa on kyse. Ensiksi tarkastelemme miten perinteiset kyvykkyydet eroavat uusista. Alla olevassa taulukossa on havainnollistettu keskeisiä eroavaisuuksia eri näkökulmista:

On tärkeää huomata, että perinteiset järjestelmät eroavat oikeastaan kaikilla keskeisillä osa-alueilla uusista. Eroa ehkä havainnollistaa se, että perinteiset ovat jo hyvin ymmärrettyjä sekä teknologian, johtamisen että niiden tuottaman arvon osalta. Uusia kyvykkyyksiä pitää ajatella enemmän startup-mallin kautta. Ne ehkä tuottavat merkittävää hyötyä, mutta todennäköisyys epäonnistumiseen kokeilussa on suuri. Sen sijaan että tehdään suuria yksittäisiä panostuksia, pitäisi tehdä paljon pieniä ja edullisia kokeiluja ja skaalata niitä, jotka todella tuottavat hyötyjä. 

Jos organisaatio yrittää lähestyä samalla lähestymistavalla molempia maailmoja, niin se tulee epäonnistumaan ainakin toisessa. Kompromissi malli ei myöskään ole suositeltava, vaan niitä kannattaa lähestyä hyvin eri tavoin. 

Organisaatiokohtainen kategorisointi 

Jaotteluun ei ole yhtä oikeaa mallia. Jokainen toimiala ja organisaatio on hieman erilainen. Myös strategiset valinnat ohjaavat sitä millaisia uusia kyvykkyyksiä organisaatio haluaa rakentaa. Tilaa tulkinnalle siis on. 

Pitkälle pääsee kuitenkin yleistysten kautta. Perinteiseen maailmaan kuuluu ne järjestelmät ja kyvykkyydet, jotka ovat olleet jo pitkään vakiintuneita ja joiden vahvuudet ja rajoitteet tunnetaan hyvin. Niitä on mahdollista johtaa suunnitelmallisesti ja ne ovat saavuttaneet sellaisen kypsyystason, että ne ovat ennustettavia. Painotus on siis optimoinnissa ja kustannustehokkuudessa. 

Uudet järjestelmät puolestaan eivät ole johdettavissa samalla tavalla ennustettavilla malleilla, vaan ne vaativat kokeilukulttuuria ja voittajien seulomista monista yrityksistä.  

Kategorisointi kannattaa tehdä siten, että jaetaan asiat kolmeen koriin: 1) uusi, 2) perinteinen, 3) epäselvät. Tällöin saadaan sovittua ensin ilmeiset ja sitten voidaan syventyä tarkemmin tulkinnanvaraisiin. 

Tiimit ja kaksinapainen maailma 

Kun järjestelmät ja kyvykkyydet on jaoteltu, niin on aika katsoa asiaa organisaatio-linssien läpi: miten rajaukset osuvat yksiköihin ja tiimeihin. 

Joskus käy hyvä tuuri ja tiimit osuvat aika luontevasti joko vanhaan tai uuteen maailmaan. Tämä on helppo tapaus johtamisen näkökulmasta. Tällöin kyseistä tiimiä voidaan johtaa joko perinteisten kyvykkyyksien tai uusien kyvykkyyksien mallilla. 

Jos käy niin, että merkittävä osa tiimeistä vastaa sekä uuden, että vanhan maailman järjestelmistä, niin vaihtoehtoja on kaksi. Uudelleen organisointi siten, että tiimit jaetaan uudelleen tai tiimien sisäinen kaksinapainen lähestymistapa. Näissä molemmissa on puolensa, mutta edellinen vaihtoehto on helpompi saada toimimaan hyvin. 

Silta-kyvykkyydet ja siiloutumisen estäminen 

Tiivistelmätaulukossa esitellään myös silta-kyvykkyyksien käsite.  Sillä tarkoitetaan niitä asioita, jotka toimivat silta uuden ja vanhan maailman välillä estäen liiallisen siiloutumisen ja varmistaen yhteentoimivuuden. 

Keskeisiä siltakyvykkyyksiä ovat: 

• EA-arkkitehtuuri: varmistaa yhteensopivuuden eri osa-alueiden välillä ja estää päällekkäisyyksien syntymistä 

• Datan hallinta (Governance): varmistaa, että organisaatiolla selkeä näkemys master datasta ja sen hallinnasta 

• Yhteiset päätöksenteko foorumit: foorumit, joilla voidaan ratkaista rajat ylittävät priorisoinnit ja linjausasiat, sekä tehdä päätöksiä pullonkaula resurssien käytöstä 

Näiden lisäksi on tärkeää, että tekeminen on läpinäkyvää sekä uudessa, että perinteisten kyvykkyyksien maailmassa, jotta luottamus säilyy hyvällä tasolla. Läpinäkyvyys kasvattaa myös hyödyllisten yhteentörmäysten (“serendipity”) todennäköisyyttä. 

Siltakyvykkyyksiin panostaminen on tärkeää, koska ilman niitä uusi ja perinteinen maailma erkaantuvat liikaa toisistaan.

Leikkaukset luovat tilaa uudelle 

ICT-organisaatiot ovat täynnä kehityshaluisia henkilöitä. Tämä johtaa usein ajatusmaailmaan, että kaikkea pitää kehittää. Tämä on kuitenkin vaarallinen ansa: minkään organisaation rahat ja resurssit eivät riitä kaiken kehittämiseen. Tämän vuoksi on tärkeää, että perinteisten kyvykkyyksien maailmassa tunnistetaan asioita joita leikataan ja asioita joita ylläpidetään nykyisellä tasolla. Muuten tilaa uudelle ei synny. Tälle muodostaa toki poikkeuksen ne harvat organisaatiot joilla on kyky rahoittaa molempia. 

Leikkausta rooli on erityisen tärkeää, jotta saadaan tilaa uudelle. Strategisesta näkökulmasta pitäisi asettaa perinteiselle maailmalle kahdenlaisia tavoitteita leikkausten suhteen: 

• Asioiden poistaminen kokonaan - löydetään asioita, jotka voidaan kokonaan poistaa 

• Kustannusten vähentäminen - löydetään kustannussäästöjä luopumatta kyvykkyyksistä (esim. käytön optimointi tai edullisemman vaihtoehdon käyttöönotto)

Leikkaaminen ja kustannusten karsiminen pitäisi siis nähdä strategisena kyvykkyytenä. Se luo mahdollisuuksia investoida uusiin resursseihin. 

Kokonaisketterä sisältää leikkaamiseen hyvin tuotteistetun mallin: 

Opas järkevään karsimiseen ja leikkaamiseen. 

Leikkausten lisäksi perinteisissä kyvykkyyksissä pitäisi painottaa mahdollisimman yksinkertaisia ratkaisuja ja haastaa monimutkaisuutta lisäävät ehdotukset. 

Investoinnit perusteiden korjaukseen

Mitä jos perinteisissä  kyvykkyyksissä on korjausvelkaa? Järjestelmistä voi puuttua esimerkiksi rajapintoja, tai jokin järjestelmä voi olla elinkaarensa päässä. Tällaisissa tilanteissa on perusteltu investoida perustusten korjaamiseen, mutta tämä pitää tehdä harkitusti ja kustannustehokkaasti. 

Kriteereitä hyvin tehtyyn perusteiden korjauksiin: 

• Perustuu todennettuun tarpeeseen 

• Rajataan tarve tarkasti 

• Etsitään kustannustehokas vaihtoehto 

• Tehdään pitkäjänteisesti ja suunnitelmallisesti (monivuotinen budjetointi) 

Esimerkki hyvin tehdystä perusteiden korjaamisesta olisi puuttuvien rajanpintojen toteuttaminen priorisoidussa järjestyksessä perustuen todellisiin digikehittämisen tarpeisiin monivuotisella budjetilla, jossa on hyvin rajattu kustannus per vuosi. 

Esimerkki huonosta perusteiden korjaamisesta olisi suuri kertapanostus, jolla pyritään saamaan kaikki rajapinnat kerralla kuntoon. 

Samoin ERP:n uusimisen yhteydessä on tärkeää olla ajoissa liikenteessä, vertailla vaihtoehtoja ja valita kustannustehokas ja riittävä ratkaisu, jossa hyödynnetään mahdollisimman paljon valmiita ominaisuuksia. Samalla on myös hyvä järkevöittää prosesseja ja poistaa poikkeuksia.

Hyvä käytäntö perusteiden kunnostamiseen on monivuotinen budjetti, jonka sisällä tehdään tiukkaa priorisointia vuositasolla, siten että rahat tulevat käytetyksi tärkeimpiin asioihin. Myös suunnitteluun on tärkeää panostaa, koska se auttaa saamaan samalla rahalla merkittävästi enemmän aikaiseksi. 

Siirtymät napojen välillä 

On tärkeää huomata, että jaottelu uusiin ja perinteisiin kyvykkyyksiin ei ole pysyvä. Kun löydetään uusi digipalvelun konsepti, joka osoittautuu toimivaksi, niin ennemmin tai myöhemmin se siirtyy perinteisten kyvykkyyksien maailmaan, ja sitä aletaan ohjaamaan ja johtamaan eri tavalla. 

On tärkeää soveltaa uusien kyvykkyyksien johtamisen mallia niin kauan kuin palvelun menestykseen liittyy epävarmuutta ja se kehittyy nopeasti. Yhtä olennaista on siirtyä painottamaan tehokkuutta ja optimointia siinä vaiheessa, kun palvelu vakiintuu ja muutosvauhti hidastuu. Tämä siirtymä on luonnollinen osa palvelun elinkaaren hallintaa. 

Tilannetta on siis tärkeää seurata, jotta palveluita ei siirretä liian nopeasti perinteiseen maailmaan, ja samalla kuitenkin varmistaa että ne siirtyvät aikanaan optimoitaviksi. 

Kokonaisketterässä palveluiden elinkaarimallissa tämä siirtymä tapahtuu yleensä nuoren palvelun ja kypsän palvelun siirtymäpisteessä. 

Uusien kyvykkyyksien infrastruktuuri 

Uusien kyvykkyyksien vaatimaa infrastruktuuria kannattaa lähestyä nopeutta ja pieniä investointikustannuksia priorisoiden. Usein tämä tarkoittaa pilvi-infrastruktuurin käyttöä. Täytyy muistaa, että uusissa kyvykkyyksissä käy usein niin etteivät  ne tuota sitä hyötyä mitä on uskottu. Tämän vuoksi etupainotteiset investoinnit infrastruktuuriin eivät ole järkeviä. 

Investointeja voi tarvittaessa tehdä jälkijättöisesti kunhan ollaan saatu validoitua ensin että palvelut aidosti tuottavat hyötyä. Infrastruktuurin muuttaminen onkin usein osa siirtymää nuoresta palvelusta kypsäksi palveluksi. 

Jotkut organisaatiot lähestyvät uusien kyvykkyyksien rakentamista tekemällä isoja investointeja infrastruktuuriin ja luottavat hyödyt kyllä sitten tulevat aikanaan. Tämä ei kuitenkaan ole suositeltava lähestymistapa uusiin teknologioihin liittyvien epävarmuuksien ja nopean muutosvauhdin vuoksi. 

Miten lähteä liikkeelle? 

Jokainen organisaatio on varmasti hieman eri tilanteessa ICT-strategian osalta, mutta ohessa muutamia vinkkejä jos haluat lähteä kokeilemaan kaksinapaisen mallin soveltamista. 

Aloita kategorisoinnilla 

Hyvä ensimmäinen askel on kategorisoida sovellukset ja kyvykkyydet. Tämän jälkeen on helppo tunnistaa se miten niitä tällä hetkellä johdetaan: Onko johtamisen tapa linjassa suositusten kanssa? Yleinen haaste mikä tulee tässä vaiheessa esille on, että kaikkiin järjestelmiin käytetään liian samanlaista lähestymistapaa. 

Tunnista pilotiksi sopivia kohteita 

Tunnista alueita missä voit kokeilla erilaisia lähestymistapoja. Yleisin virhe on, että uusia kyvykkyyksiä johdetaan samalla tavalla kuten perinteisiä. Kannattaa lähteä muuttamaan tilannetta pilotin kautta. 

Arvopakettiajattelu ja -kanban antavat hyviä työkaluja uusien kyvykkyyksien kokeiluun. 

Leikkaa, jotta saat tilaa uudistamiselle  

Rahaa ja resursseja ei ole koskaan liikaa, joten kannattaa aloittaa panostamalla leikkaamiseen. Perinteisten kyvykkyyksien leikkaaminen (kokonaan poistaminen ja kustannusten karsiminen) on paras tapa luoda aikaa ja tilaa uusien asioiden tekemiselle. 

Leikkaamiseen kannattaa kokeilla kokonaisketterää leikkausmallia. 

Panosta siltakyvykkyyksiin 

Jos pilotin jälkeen kaksinapainen malli vaikuttaa sellaiselta, että haluat panostaa siihen enemmän älä laiminlyö siltakyvykkyyksiä. Ne tukevat molempien maailmojen toimintaa ja varmistavat yhteistyön, sekä yhteensopivuuden. 

Valitse uudet kyvykkyydet strategian kautta

Uusiin teknologioihin kannattaa suhtautua harkiten ja valita ne ratkaisut, jotka parhaiten tukevat organisaation strategisia tavoitteita. Kokeilut kannattaa aloittaa nopeilla ja edullisilla ratkaisuilla infrastruktuuri-investointien sijaan. Lisää panostuksia niihin teknologioihin, jotka osoittavat tuottavansa todellista hyötyä. 

Muuta organisaatiorakennetta vasta kun kokeilujen jälkeen 

Kaksinapaisen ICT-strategian soveltaminen edellyttää usein myös organisatorisia muutoksia. On kuitenkin tärkeää aloittaa rakentamalla kokemusta ja osaamista molempien maailmojen erilaisista käytännöistä ja kulttuureista ennen rakenteellisiin muutoksiin siirtymistä.