Jatkuva parantaminen on yksi hyvin toimivan organisaation kulmakivi. Tämä pätee erityisesti kehitykseen, joka usein vaatii merkittäviä investointeja organisaatiolta ja johon kohdistuu paljon paineita saada suuria aikaiseksi rajatulla budjetilla.
Usein organisaatiolla on kaksi haastetta jatkuvan parantamisen kanssa:
Jatkuva parantaminen ei ole säännöllinen osa arkea
Kun jatkuvaa parantamista tehdään, niin ei päästä pintatasoa syvemmälle todellisiin haasteisiin
Kokonaisketterässä on näiden haasteiden ratkaisemiseen kolmen rattaan retrospektiivi. Kyseessä on käytännöllinen ja toimiva malli, joka on suunniteltu käytettäväksi kaikilla kehityksen tasoilla aina portfoliohallinnasta yksittäisiin tiimeihin asti. Kun samaa jatkuvan parantamisen mallia käytetään eri tasoilla, niin se luo yhteisen parantamisen kielen, joka auttaa eri sidosryhmiä pääsemään samalle sivulla ja viemään yhdessä asioita eteenpäin.
Kolmen rattaan retrospektiivi on tapa pysähtyä hetkeksi ja tunnistaa mitkä osa-alueet sujuvat hyvin kehityksessä ja mitä pitää parantaa. Se tarjoaa kaksi keskeistä etua perinteisiin retroihin:
1) Kehityskohteet tunnistetaan kokonaisvaltaisesti prosessin eri kohdista
2) Kehitysideat ovat sellaisia, joilla on suuri merkitys ja joita voidaan käytännössä edistää
Vertauskuvana käytetään kokonaisketterän kolmen rattaan mallia:
1) Ohjaus: tavoitteet, priorisointi, resurssointi, budjetti, päätöksenteko
2) Sisältö: kokonaisuuden kuvaaminen, sisällön pilkkominen, muotoilu, konseptointi
3) Kehitys: muutosten toteutus, testaus, integraatiot, dokumentaatio
4) Arvopakettien hyödyntäminen: julkaisu, muutoksen johtaminen, käytön tukeminen, palautteen kerääminen, virheiden korjaukset
Ratasmalli auttaa osallistujia ajattelemaan kokonaisvaltaisesti ja tunnistamaan parannettavia haasteita koko prosessista. Usein esimerkiksi sisältötyössä on haasteita, jotka heijastuvat kehitysrattaaseen.
Kolmen rattaan retrospektiivi muodostuu neljästä eri osasta:
1) Tavoitteiden lyhyt kertaus
2) Haasteiden tunnistaminen (eri rattaiden tärkeimmät haasteet)
3) Parannusideoiden luonti ja ryhmittely (avainhaasteiden ratkaiseminen ja vaikutuksen kehät)
4) Toteutuksen suunnittelu (miten viedään ideat käytäntöön)
Eri vaiheiden sisällöt ja fasilitointi ohjeet avataan tarkemmin alla olevassa tekstissä.
Tavoitteiden kertaus
Retrospektiivi aloitetaan hyvin lyhyellä tavoitteiden kertauksella. Tavoitteiden kertaus varmistaa, että osallistujat ovat samalla sivulla sen suhteen mitkä ovat kehitystyön keskeiset tavoitteet ja niiden asettamat reunaehdot. Tavoitteiden kertaus myös nostaa osallistujien huomioita pois tämän hetken operatiivisista asioista kehityksen isompaan kuvaan.
Fasilitaattori kertaa tiivisti kehitystyön tavoitteet (1-3 minuuttia) ja kysyy osallistujilta onko tavoitteet selkeät. Oletuksena kehityksen tavoitteet ovat kaikille selviä, mutta jos niistä tulee kysymyksiä, niin ne on hyvä käsitellä tiiviisti.
Tavoitteet kirkkaana mielessä on hyvä sanonta ja myös hyvä tapa aloittaa jatkuva parantaminen.
Haasteiden tunnistaminen
Tavoitteena on muodostaa yhteinen kuva siitä mikä on eri rattaiden toiminnan taso tällä hetkellä ja mitkä ovat avainhaasteet mitkä pitää ratkaista, jotta tavoitteet on mahdollista saavuttaa mahdollisimman sujuvasti.
Haasteiden tunnistaminen jaetaan kolmeen eri vaiheeseen:
Arvio rattaista – kukin osallistuja pisteyttää rattaat asteikolla 1-4 niiden toimivuuden suhteen (1 – suuria haasteita, 4 – toimii erittäin hyvin). Arvioimalla rattaat saadaan yhteinen näkemys siitä missä on prosessin pullonkaula(t) ja mitkä rattaat toimivat hyvin.
Haasteiden tunnistaminen – kukin osallistuja kirjoittaa tunnistamansa haasteet eri rattaiden osalta (haaste per postit-lappu). Haasteet pyritään kirjoittamaan mahdollisimman konkreettisina. Ei yhden sanan lappuja, vaan aukikirjoitettu haaste per lappu.
Pisteäänestys – kaikilla osallistujilla on yhteensä kolme ääntä. Äänet voi jakaa haluamallaan tavalla haastelapuille. Pisteäänestyksen avulla saadaan nousemaan esiin yhteinen näkemys avainhaasteista. Huom! kolme ääntä yhteensä, ei eri rattaille.
Jos retrospektiivissä on läsnä esimerkiksi toiminnan edustajia ja varsinaisen kehitystiimin jäseniä, niin voi olla hyödyllistä antaa heille eri väriset äänet (arviointi ja pisteäänestys), jotta saadaan näkyviin eri sidosryhmien näkemyserot.
Parannusideoiden luonti ja ryhmittely
Tavoitteena on luoda parannusideoita, joilla on suuri vaikutus tavoitteiden saavuttamiseen, ja jotka ovat osallistujien suorassa vaikutuspiirissä.
Ennen kuin aloitetaan ideoiden luominen niin muistutetaan osallistujia kolmesta teemasta ideoin luomiseen.
Avainhaasteiden ratkaiseminen: keskitytään siihen, että keksitään ratkaisuja yhdessä tunnistettuihin avainhaasteisiin. Käytännössä tämä tarkoitta, että esitettyjen kehitysideoiden pitäisi ratkaista joku niistä haasteista, jotka ovat saaneet merkittävästi ääniä pisteäänestyksessä. Tämä luo fokusta ideointiin ja varmistaa, että jatkuvassa parantamisessa keskitytään kehitysprosessin pullonkauloihin.
Vaikutuksen kehät: Vaikutuksen kehät on ajatusmalli, jossa asiat jaetaan kolmeen vyöhykkeeseen: 1) asiat, joista osallistuja voivat päättää suoraan, 2) asiat joihin osallistujat voivat vaikuttaa välillisesti ehdottamalla muutosta, 3) asiat joihin osallistujilla ei ole käytännössä merkittävää vaikutusvaltaa. Tavoitteena on, että 80 % ideoista kuuluu ensimmäiseen vyöhykkeeseen (suora vaikutusvalta), 20 % toiseen vyöhykkeeseen (välilliset vaikutusmahdollisuudet) ja kolmannen vyöhykkeen asiat jätetään sitten vaikka ravintolassa tapahtumaan maailman parantamiseen.
Konkreettisuus: vain konkreettisia ideoita voidaan toteuttaa. Tavoitteena on siis keksiä ideoita, joissa on riittävästi lihaa luiden ympärillä. Esimerkiksi idea ”parempi suunnittelu” on hyvin haastavaa toteuttaa, mutta esimerkiksi säännöllisen valmistelutyöpajan sopiminen on konkreettinen toimenpide, joka johtaa parempaan suunnitteluun.
Parannusideoiden luominen jaetaan kahteen eri osaan:
- Ideoiden luominen (yksilöharjoitus)
- Ideoiden ryhmittely (ryhmäharjoitus)
Ideoiden luomisessa pyydetään kaikkia osallistujia miettimään ratkaisuja avainhaasteisiin. Ideat dokumentoidaan postit-lapuille (idea per lappu) ja laitetaan kaikkien osallistujien näkyville. Tässä vaiheessa ei käydä keskusteluja ideoista. Samalla kun osallistujat kirjoittavat ideoita, niin fasilitaattori voi ryhmitellä samanlaisia ideoita vierekkäin tai tarvittaessa pyytää osallistujia konkretisoimaan ideoita, jos ne ovat liian abstraktilla tasolla.
Fasilitaattori voi myös tarvittaessa tukea ideointia tarjoamalla lyhyessä alustuksessa hieman inspiraatiota siitä, miten muut organisaatiot ovat ratkoneet vastaavia ongelmia (kokonaisketterä malli pitää sisällään suuren joukon hyviä käytäntöjä).
Ideoiden ryhmittely toteutetaan äänettömänä ryhmätyönä. Ajatuksena on, että osallistujat ryhmittelevät ideat taulukkoon, jossa on kaksi ulottuvuutta:
- Idean vaikutus tavoitteisiin (suuri, kohtuullinen, pieni)
- Vaikutuksen kehä (suora päätösvalta, välillinen vaikutus, ei vaikutusmahdollisuuksia)
Asteikot eivät ole absoluuttisia, vaan tarkoituksena on saada ideat oikeille paikoille suhteessa toisiinsa. Äänettömässä ryhmittelyssä kaikki osallistujat saavat siirtää lappuja oikealle paikalleen. Lappuja voi siirtää, vaikka joku muu olisikin jo siirtänyt sitä, jos se kuuluu omasta mielestä eri paikalle. Lappujen paikat vakiintunut yleensä yllättävän nopeasti ja lopputulos edustaa osallistujien yhteistä näkemystä.
Vasempaan yläkulmaan päättyneet ideat ovat niitä, jotka pääsevät tarkempaa suunnitteluun ja mahdollisesti toteutukseen.
Jos vaikutuksen kehät tuntuvat vieraalta organisaation kulttuuriin niin ne voi korvata myös toteutuksen aikajänteillä (viikkoja, kuukausia, yli 6 kk).
Toteutuksen suunnittelu
Retrospektiivin viimeinen vaihe on valita ne parannusideat, jotka päätetään viedä nyt käytäntöön.
Tavoitteena on valita 1–3 kehitysideaa, jotka ovat suoraan osallistujien vaikutuspiirissä (eli ne voidaan vain toteuttaa). Fasilitaattorin vastuulla on katsoa, että toteutukseen ei valita liikaa ideoita, vaan vain sen verran mitä aidosti voidaan toteuttaa seuraavan 1–2 kuukauden aikana. Jos idea on liian iso, niin se voidaan tässä yhteydessä pilkkoa pienemmäksi (mikä on tämän idean pienin toimiva versio?). Samalla voidaan valita myös yksi idea mikä kuuluu kehään 2 (välilliset vaikutusmahdollisuudet).
Jokaiselle idealle valitaan toteutuksesta vastaava vastuuhenkilö ja suunnitellaan mitä toimenpiteitä sen toteuttamisesta tarvitaan. Toimenpiteillä on myös vastuuhenkilö ja aikataulu. Usein parannus ideaan liittyy myös jotain tärkeitä huomioita ja ne on hyvä dokumentoida.
On tärkeää, että valittuihin ideoihin on selkeät seurantakäytännöt. Mikä käytäntö tarkalleen on, niin se vaihtelee osallistujista riippuen (portfoliotasolla ja tiimitasolla vastaus on eri). On hyvä sitoa seurantakäytäntö johonkin olemassa olevaan toistuvaan rutiiniin.
Soveltaminen eri organisaation tasoille
Kolmen rattaan retrospektiivi on suunniteltu toimimaan hyvin erilaisissa tilanteissa. Se soveltuu koko portfoliotason tarkasteluun, laajaan hankkeeseen, kehitysarvovirtaan, toimittajaan tai kehitystiimiin.
Vaikutuksen kehien avulla nämä eri tasolla olevat retrospektiivit syöttävät toisiaan. Pääpaino on aina sellaisilla parannusideoilla, jotka ovat suoraan osallistujien päätösvallan sisäpuolella, mutta samalla tuotetaan myös ideoita, joihin on välillinen vaikutusmahdollisuus. Tällaiset ideat toimivat usein syötteenä toisella organisaation tasolla pidettävälle retrospektiiville.
Vaikka kolmen rattaan retrospektiivejä kuuluukin pitää eri tasoilla ja foorumeissa, niin tämä ei kuitenkaan tarkoita, että olisi hyvä pitää ”siiloutuneita” retrospektiivejä. Eli organisaation tasosta riippumatta kannattaa panostaa siihen, että kehitystyöhön osallistuvat eri sidosryhmät ovat laajasti edustettuina. Poikkitieteellisellä osallistumilla on huomattava merkitys oikeiden ongelmien tunnistamisessa ja hyvien parannusideoiden luomisessa.
Vinkkejä fasilitaattorille
Kasvotusten vai etänä?
Kolmen rattaan retrospektiivi voidaan järjestää sekä perinteisenä työpajana, että etätyöpajana. Molemmissa tapauksissa on tärkeää, että fasilitaattori valmistelee palaverin hyvin, jotta siitä saadaan kaikki teho irti. Jos retro pidetään kasvotusten, on hyvä käyttää isoja postit-lappuja, jotta haasteet ja ideat saadaan kuvattua riittävällä tarkkuustasolla. Jos taas ollaan etänä, niin on tärkeää käyttää jotain etätyöpajaohjelmistoa, jonka avulla saadaan aidosti kaikki osallistujat voivat aidosti työstää sisältöä.
Kuinka paljon aikaa on hyvä varata?
Retrospektiivi malli on hyvin joustava ajankäytön suhteen. Lyhyemmillään kolmen rattaan retro voidaan toteuttaa puolessa tunnissa ja laajempaan keskusteluun voi olla hyvä varata parikin tuntia. Jos toteutetaan puolen tunnin versio, niin tällöin parannusideoiden toteutuksen tarkempi suunnittelu on hyvä tehdä vasta työpajan jälkeen.